Zaufanie i relacje w (zdalnym) zespole

Wielu z nas pracuje zdalnie lub hybrydowo już około pół roku. Czy to znaczy, że wszyscy umiemy to doskonale robić? Czy zadbaliśmy o zaufanie w zespole?
 
Niekoniecznie. 
 
W wielu zespołach pojawiają się dysfunkcje, o których mówiłem w pierwszym odcinku podcastu. Chyba najważniejsze i najczęściej wspominane później w komentarzach, były zachwiane zaufanie i rozluźnione relacje w zdalnie pracujących zespołach. Wcale mnie to nie dziwi. To są wbrew pozorom dość złożone i nieintuicyjne tematy, dlatego postanowiłem się nimi zająć.

Widziałem zespoły mikrozarządzane przez lidera, gdzie pracownicy odczuwali zupełny brak zaufania z jego strony i spalali się, próbując spełnić wszystkie oczekiwania, a jednocześnie istnieją też takie zespoły, w których część członków przy zupełnym braku presji lidera odpuszcza, bo przecież nikt tego nie zobaczy. Brak presji może wynikać z zaufania – dobrej intencji po stronie lidera, ale jest odczytywany jako brak zainteresowania. Rzeczą wspólną w obu tych sytuacjach jest „jakiś” problem z zaufaniem. 

Zacznijmy jednak od zdefiniowania czym zaufanie w ogóle jest. Jedną z definicji, którą warto wspomnieć jest to, że jest ono zakładem na temat niepewnej przyszłości. W sytuacji, kiedy mamy pewność odnośnie wyniku działania danej osoby, nie możemy mówić o zaufaniu, ponieważ zaufanie wymaga odsłonięcia się i wrażliwości. 

Po co zajmować się zaufaniem? Bo ma ono ogromny wpływ na relacje i efekty biznesowe. Im wyższy jego poziom  tym szybsze działanie, podejmowanie decyzji, m.in. dlatego, że nie ma zbędnego analizowania.  Dużo pisze o tym Stephen M.R. Covey w Szybkości zaufania.

Kiedy zaufanie jest niskie, czas staje się natomiast  jednym z największych kosztów. Decyzje nie są podejmowane albo podejmowane po zbyt wielu analizach, angażuje się czas innych aby kontrolować procesy co równocześnie podnosi koszty. 

Jakie jest rozwiązanie? 

Praca nad relacjami i zaufaniem w zespole i doprowadzenie do „mitycznego” mądrego zaufania.

Mądre zaufanie, do którego powinniśmy dążyć opiera się na wysokiej skłonności do zaufania oraz jednoczesnej mocnej analizie. Opiera się na przemyślanej dogłębnie analizie sytuacji bazowej i ocenie wiarygodności oraz kompetencji osoby, którą mamy obdarzyć zaufanie. Zakłada również wysoką skłonność zaufania, aby nie zamknąć się w pułapce podejrzliwości. Jest więc swoistym balansem pomiędzy ślepym zaufaniem, a mikrozarządzaniem przez lidera. 

Dobry lider zakłada, że dojrzały i odpowiedzialny pracownik (a jakich sobie zrekrutowałeś i rozwinąłeś?) ma wszelkie podstawy, aby prace wykonywać bez nadzoru lidera. 

Mamy jednak trzy problemy: 

1. Niedojrzały pracownik potrzebuje ze strony lidera kierowania i instrukcji, ponieważ nie wie jak pewne zadania wykonać dobrze. 
2. Nieodpowiedzialny potrzebuje odpowiedniej kontroli, bo nie ma potrafi sam zarządzać własna pracą. 
3. Dojrzały i odpowiedzialny czasem potrzebuje wsparcia i konsultacji, zwłaszcza jeśli nie jest jeszcze ekspertem. 
 

Zaufanie w zespole


Rolą lidera jest więc nawigowanie dla wszystkich członków zespołu – w tym również – o czym warto nie zapominać do siebie. Zaufanie (kiedy jest na to miejsce), że mogą, potrafią i chcą działać z pełnym zaangażowaniem i kompetencjami oraz kontrola czy wszystko idzie zgodnie z planem, a także wsparcie, kiedy jest taka potrzeba. 

Przejdźmy zatem już do konkretów – co zrobić, żeby budować do mądre zaufanie w zespole, które nam pomoże osiągać efekty biznesowe? 

Na samym wstępie warto wspomnieć to, że na początku należy ustalić jasne i transparentne zasady – najlepiej w ramach dyskusji, a nie narzucone z góry przez lidera. Powiedzieć dokładnie czego się od siebie nawzajem oczekuje. Jak wygląda kwestia zgłaszania nieobecności, zwalniania się, pracowania, przerw itd.. Jasno ustalone z góry zasady powodują, że wiemy w jakim obszarze możemy się  w ogóle obracać i nie musimy ryzykować chodzenia po krawędzi.  

Jako lider, pokaż kiedy będziesz dostępny, a kiedy nie będziesz – możesz podzielić się swoim kalendarzem. Warto, abyś monitorował wyniki i efekty pracy, ale wstrzymał się od mikrozarządzania – o wiele lepiej będzie, jeżeli dasz cel i kierunek, ale sposób dotarcia pozostanie w gestii członków zespołu.

Zaufanie w zespole buduje również transparentne podejście do wyznaczania i rozliczenia celów oraz ustawienie ich w formie wspólnej, zamiast rywalizacyjnej pomiędzy członkami zespołu. 

Chciałbym pokazać Wam listę zachowań wspierających zaufanie w zespołach: 

  1. Zadbanie o transparentność w komunikacji – dbanie o to, żeby druga strona nie zrozumiała nas źle. Deklarowanie intencji, aby było jasne, co mamy na myśli. Nie powinniśmy oszukiwać, sztucznie komplementować, przekręcać tego co mówią inni, ani manipulować nimi.  
  1. Okazywanie szacunku – nie ufamy ludziom, którzy nie szanują innych. Nie powinniśmy okazywać szacunku tylko tym, którzy mogą coś dla nas zrobić, ale wszystkim.  
  1. Naprawianie, jeśli zrobisz coś źle – każdy może zrobić coś źle, część osób przeprosi, nieliczni naprawią i poprawią się.  
  1. Pokazywanie lojalności – do zespołu, firmy, misji. 
  1. Dostarczanie konkretnych rezultatatów – zdefiniuj je i pokazuj. Bądź na czas, nie używaj wymówek. 
  1. Stawanie się lepszym – cały czas się poprawiaj, ucz i odnawiaj.  
  1. Wyjaśnianie oczekiwań – jasno komunikuj czego oczekujesz od innych i od siebie. 
  1. Pokazywanie odpowiedzialności – bądź odpowiedzialny za siebie, swoje czyny oraz pokazuj innym odpowiedzialność. 
  1. Słuchanie najpierw, potem mówienie
  1. Dotrzymywanie zobowiązań 
  1. Rozszerzanie zaufania do innych – ludzie chcą aby im ufano. 

Zaufanie w pracy zdalnej

W pracy zdalnej możesz sięgnąć po różne działania. Zaufanie możemy rozpatrywać na wielu płaszczyznach, jedną z nich jest zaufanie do kompetencji. Wynika ono bezpośrednio ze znajomości mocnych i słabych stron całego zespołu.  W związku z tym warto przygotować sił zespołu i transparentnie o nich rozmawiać. Można sięgnąć również po test talentów wg Instytutu Gallupa.

W związku z tym, że ufamy ludziom których znamy i mamy z nimi zbudowane relacje, warto również sięgać po działania, które pomogą nam w budowaniu relacji i mogą to być m.in. 

– nieformalne rozmowy – takie jak normalnie byłyby prowadzone w biurze „przy wodopoju”, czyli automacie do kawy. Można ustalić wspólny termin w ciągu dnia na kawę albo popołudniowe piwo, zapytać o ostatnio obejrzany film czy przeczytany artykuł.

– spotkania tematyczne – nawet o jakimś hobby i to zadziała zwłaszcza dla zespołów które nigdy nie pracowały razem więc wielu rzeczy o siebie nawzajem nie wiedzą.

Warto tutaj też wspomnieć o częstości kontaktów – o wiele lepiej zadziałają krótsze, ale częstsze kontakty, niż jeden dzień raz na miesiąc poświęcony budowaniu relacji. Niestety ale w ten sposób nie zbudujemy relacji ani zaufania. Podobnie jest z regularnością przesyłania wiadomości czy informacji zwrotnej – im jest ona bardziej regularna, tym większa ma moc.  

Na zakończenie mam dla Was chińskie przysłowie:

„Najlepszy moment na wsadzenie drzewa był 20 lat temu, drugi najlepszy jest dzisiaj”

Jeżeli z jakiegoś powodu nie zadbaliście o zaufanie w zespole, to dzisiaj jest najlepszy czas na to, aby zacząć nad tym pracować.

Jeżeli podobał Ci się ten odcinek – wpis, to zapisz się do newslettera po prawej stronie, zasubskrybuj w aplikacji do Podcastów (Spotify, Apple Podcasts), skomentuj, albo po prostu napisz maila i daj znać, co o nim myślisz. Czytam i odpowiadam na każdą wiadomość 🙂 Zapraszam Cię też do wysłuchania poprzednich odcinków – o 5 dysfunkcjach zdalnych zespołów oraz moją rozmowę z Krzysztofem Filarskim o Storytellingu w HR.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *